Construir mi propio CRM: cómo recuperé el control de mi red de contactos y mi forma de trabajar
Entre reuniones, clientes y terreno, mantener el orden puede ser un desafío. Esta es la historia de cómo decidí crear mi propio CRM personal —una herramienta para organizar contactos, notas y seguimientos— sin fricción ni dependencia.
Qué te vas a llevar de este post
Antes de seguir, te resumo en pocas líneas lo que podés llevarte de esta historia:
- Inspiración para diseñar tus propias herramientas.
No necesitás ser programador para crear algo que se adapte a tu manera de trabajar. - Un cambio de mentalidad.
Dejar de depender de sistemas externos te devuelve claridad, privacidad y control. - Aprendizajes prácticos.
Pequeñas mejoras (como una búsqueda más rápida o automatizar seguimientos) pueden liberar horas de tu semana.
Si trabajás con muchas personas, gestionás relaciones o simplemente querés más orden en tu día a día, este post te va a dar ideas que podés aplicar enseguida.
Trabajo como gerente comercial en Chile, colaborando con empresas de distintos tamaños como partner de Oracle y UiPath. Además, trabajo como consultor funcional para proyectos de implementación de soluciones de backoffice.
En mi día a día hablo con muchísimas personas: clientes, aliados, prospectos, colegas, proveedores. Paso buena parte del tiempo en terreno, escuchando, coordinando, siguiendo conversaciones y compromisos.
Y justamente por eso, un día me di cuenta de algo: pasaba más tiempo buscando información que conversando.
Tenía datos, notas y recordatorios dispersos en mil lugares — hojas de cálculo, correos, mensajes, libretas, apps. Cada herramienta resolvía una parte, pero nada terminaba de encajar.
Los CRMs tradicionales que probé eran completos, sí, pero también pesados, caros y poco flexibles.
Y sobre todo, me preocupaba algo que nadie mencionaba tanto: mis datos no eran realmente míos.
Ahí fue cuando tomé una decisión: construir mi propio CRM personal, pensado para cómo yo realmente trabajo.
Y aclaro, no soy Desarrollador, pero si fanático de la tecnología y la IA. Es por eso que utilizo mucho la técnica de Vibe Coding ya que me permite armar las soluciones que yo necesito. Por acá les dejo el link al artículo de la semana pasada donde muestro mas de esto:
Marcelo Barcia
Por qué no me servían los CRMs listos para usar
En mi rol comercial, cada contacto importa. Pero las herramientas del mercado parecían hechas para equipos enormes, con procesos complejos y decenas de campos que nunca iba a usar.
Es me causaba mucha fricción. Me decía: "necesito algo fácil de usar y que tengo sólo lo necesario y que pueda usarlo desde el teléfono también."
Además, aparecían los clásicos obstáculos:
- Costos que crecen a medida que crece tu red.
- Exportaciones limitadas o poco prácticas.
- Funcionalidades pensadas para otros flujos (no para alguien que vive entre terreno, llamadas y seguimiento personal).
- Fricción: para hacer algo simple, como registrar una conversación, tenía que pasar por varias pantallas.
Sentía que estaba trabajando para el CRM, perdía mucho tiempo, en lugar de que el CRM trabajara para mí.
Entonces me propuse algo más simple: una herramienta ligera, donde mis contactos, notas y tareas convivieran sin fricción, y que se adaptara a mis flujos, no al revés.
Cómo cambió mi día a día al tener mi propio CRM
Construir esta herramienta no fue un proyecto técnico: fue una forma de diseñar mi manera de trabajar. Aunque confieso que fue un 2x1. Primero seguir aprendiendo en esto del desarrollo de apps y también resolver mi problema 😜. Y quien dice, poder convertirlo en una oportunidad de negocio.
Hoy, mi CRM personal se volvió parte natural de mi rutina. Acá te dejo algunas captura la solución:
Así es mi flujo típico:
- Captura rápida: si conozco a alguien en una reunión o evento, lo registro en segundos desde el celular o el navegador.
- Contexto: agrego notas rápidas (cómo llegamos a hablar, qué temas quedaron pendientes).
- Seguimiento: puedo ver fácilmente a quién debo contactar y cuándo.
- Respaldo total: todos mis datos están en mi control y puedo exportarlos cuando quiera.
Lo que más valoro es la fluidez. Ya no tengo que abrir cinco herramientas para recordar una conversación o preparar una reunión.
Todo vive en un mismo espacio, creado a mi medida.
Una mirada entre bastidores
Sin irme muy técnico, pero muestro algunas capturas de como se desarrolla. Puede parecer la NASA jajaj, pero créeme que no lo es.
Aunque no suelo mostrarlo, a veces comparto capturas de mi entorno de trabajo.
Uso GitHub Codespaces, que me permite tener mi entorno de desarrollo en la nube y abrirlo desde cualquier lugar.
En la pantalla se ve algo bastante simple: una estructura de carpetas, algunos modelos de datos y archivos donde voy armando las vistas y funciones del CRM.
No es una escena “de ingeniería”, sino más bien mi espacio de trabajo digital, el lugar donde voy afinando la herramienta con cada iteración.
Ayer, por ejemplo, agregué una función pequeña que me ahorra muchísimo tiempo:
con un atajo activo una barra de búsqueda global que me permite encontrar empresas o contactos en segundos.
Antes, tenía que navegar por varias vistas o recordar dónde había anotado algo; ahora, en un par de teclas, todo aparece.
Esa sensación —de que una idea tuya se transforma en una mejora real— es impagable.
Lecciones que me dejó construir mi propio sistema
- Empezar por lo esencial.
No hace falta una gran plataforma para ordenar tus relaciones. Un formulario claro y una exportación limpia hacen más que cien dashboards. - Tus datos, tu responsabilidad.
Entender dónde y cómo se guardan tus datos te da una tranquilidad enorme. Además puedo exportarlos cuando necesito. - Menos clics, más acción.
Cada segundo que ahorrás en tareas pequeñas, lo ganás en foco y presencia durante tus conversaciones. - Las automatizaciones pequeñas valen más de lo que parecen.
Un simple recordatorio para hacer un follow-up puede generar oportunidades reales. - Construir algo propio te obliga a entenderte mejor.
Descubrís cómo pensás, cómo priorizás y qué realmente te importa en tu flujo diario.
Los desafíos que sigo trabajando
No todo está resuelto.
Hoy, mi foco está en dos cosas:
- Sumar beta testers.
Estoy abriendo mi CRM personal a otros profesionales —consultores, comerciales, freelancers— que quieran probarlo, dar feedback y ayudar a mejorarlo. - Simplificar la experiencia de los nuevos usuarios.
Cuando vos hacés la herramienta, te parece obvia. Pero para otros, el onboarding importa. Estoy creando plantillas y ejemplos para que empezar sea fácil y natural.
Por qué creo que vale la pena construir tus propias herramientas
No todos tienen que crear su CRM, pero sí creo que cada persona debería diseñar sus propias soluciones.
No es un tema de tecnología, sino de claridad: entender cómo trabajás, qué información necesitás y cómo querés gestionarla.
Cuando la herramienta se adapta a vos —y no al revés— todo fluye mejor.
Ganás control, foco y, sobre todo, libertad.
Si te gustaría probarlo
Estoy abriendo una fase inicial para beta testers.
Si te sentís identificado con esto —si hablás con mucha gente, si valorás la privacidad, si querés tener tu información en orden sin depender de terceros—, me encantaría que lo pruebes.
👉 Solo tenés que suscribirte al blog y dejarme un comentario en este post.
En cuanto lo hagas, te voy a dar acceso totalmente gratis de por vida a esta versión personal del CRM, para que puedas probarla, usarla y contarme tu experiencia.
No hay formulario ni registro complicado: solo una comunidad de personas que buscamos trabajar mejor y con más claridad.
